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广州体育学院横向科研项目及经费管理办法

广州体育学院横向科研项目及经费管理办法

第一章 总  则

第一条 为了提高教职工科研积极性,规范科研行为,根据《国务院办公厅关于优化学术环境的指导意见》(国办发〔201594号)、2016全国科技创新大会精神201661日国务院常务会议精神和《广东省人民政府印发关于进一步促进科技创新若干政策措施的通知》(粤府〔20191,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的横向科研项目是指除纵向项目(含政府及其组成部门设立的科技基金项目、规划资助项目、校管项目等)以外的各类科研(含服务)项目。包括:

(一)除国家和地方政府及其组成部门之外的企事业单位、科研院所等以合同方式委托我校开展的技术开发、技术咨询、技术服务、人文社科类咨询和智库建设、体育艺术类编排、设计和活动组织等项目,不包括技术成果转让。

(二)通过竞争性投标、委托等方式获得国家和地方政府及其组成部门或境外资助的项目,若资金提供方没有具体的项目及经费管理办法,视为横向科研项目进行管理。

第三条 横向科研项目及经费管理必须坚持按合同管理的原则。学校作为受托方,应与委托方(校外单位)依法签订书面合同,并按合同约定进行管理。

第四条 横向科研项目来源广、类型多,执行中的行为存在复杂多样性,项目及经费管理应当坚持实事求是和简约操作原则。

当项目执行中出现特殊状况时,在上级部门和学校现有管理办法无法覆盖或没有明确的情况下,学校各管理部门或单位应本着实事求是的原则,按照适度追加说明和审批程序、证据可溯源等方式,积极主动帮助项目承担人解决实际困难,减少科研人员无效事务付出。

第二章 管理体系和职责

  第五条 学校是横向科研项目和经费使用管理的责任主体,承担法人责任,实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制。

  第六条 校内相关单位和项目负责人应明确各自的职责和权限,各司其职,协同配合,确保服务和管理工作有序到位。

(一)科技处职责:负责项目全过程管理,包括项目合同的审核、签订、登记备案,项目入账审核、绩效考核、结题登记,配合相关部门做好经费的使用、管理、监督等相关工作。

(二)财务处职责:负责项目经费的会计核算和财务管理;提供到款通知、财务处理、部分科目预算控制、经费使用建议与报销等服务;协助项目结题结算等工作。

 (三)监察(审计)处职责:负责对经费使用和管理进行审计监督;受理有关经费使用的举报,并负责组织协调调查处理工作。

(四)后勤管理处职责:根据项目需要,受理、审批、招标采购仪器设备或大宗材料,负责办理所有权归学校的仪器设备等固定资产管理工作。

(五)人事处职责:根据项目研究需要,协助项目组办理短期聘用人员手续,并提供人员聘用与管理建议。

(六)项目负责人所在系部(单位)职责:负责监督本单位项目的执行和经费使用;根据学科特点和项目实际需要合理配置资源,为项目执行提供条件保障。

(七)项目负责人职责:作为项目执行和经费使用的直接责任人,应熟悉并遵守国家和有关部门关于科研活动的管理办法和财务规章制度,对科研活动中的经济业务及经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性负法律责任。负责按照合同约定和学校有关管理办法执行项目和使用经费,并接受上级部门、项目委托方、社会第三方和学校相关部门的监督或检查。

第七条 凡在横向科研项目的立项、合同订立、经费使用、结题等过程中弄虚作假的,追究相关负责人的责任,并视情节严重程度给予相应处分,直至追究相应法律责任。

第三章 合同管理

  第八条 除具有独立法人资格的学校科研机构和社会团体外,我校各单位与外单位签订的技术合同,一律以“广州体育学院”的名义,并加盖“广州体育学院”公章,不得使用其他校内二级单位名义、公章与校外单位签订技术合同。

  第九条 项目组应支付所有税收费用及合同发生纠纷时校方承担的一切费用。重大科研开发合同和风险性大的合同,应进行法律见证、公证或技术保险,费用分担由合同约定。

  第十条 在技术开发合同中应有明确的成果归属条款,按合同约定处置成果所有权。

  第十一条 办理横向科研项目合同的程序:

 (一)项目负责人将经双方商定的合同草案提交科技处审核;

 (二)项目审批:根据合同金额,横向科研项目合同签署的审批权限设置如下:

  1.委托书、合同经费在500,000元(伍拾万元)以下(含伍拾万元)的,由科技处负责审批;

 2.委托书、合同经费在500,000元(伍拾万元)以上1,000,000元(壹佰万元)以下(含壹佰万元)的,由分管科研的校领导负责审批;

  3.委托书、合同经费在1,000,000元(壹佰万元)以上的,由校长或校长委托的分管领导负责审批。

 (三)合同备案:双方签订合同后,项目负责人需在科研管理系统中登记相关信息,并将2份技术合同正本交科技处编号立项。

  第十二条 合同的实施、变更和中止

 横向科研合同经双方签订后,即产生法律约束力。项目承担单位负责项目的组织实施,项目负责人承担履行合同的直接责任。项目合同生效后,不能随意变更项目负责人及合同内容。如遇特殊情况需要更改项目负责人或合同内容或中止合同的,须由项目负责人提出书面申请,说明原因,并征得委托方同意,经项目负责人所在单位审核同意后,报学校科技处备案。

第四章 项目管理

  第十三条 项目负责人在组织项目执行的过程中,要严格履行项目合同条款,根据项目研发实际需要决定项目经费的使用,保存与项目相关的文件和技术资料,按期完成合同约定任务。未按期完成合同约定任务的,应与委托方及时协商并达成共识,必要时应取得委托方同意延期的证明材料。

  第十四条 项目临时聘用人员管理:项目执行过程中根据需要,可临时聘用校外人员。临时聘用人员须由项目负责人提出申请,经所在系、部(中心)同意,由人事处以学校名义签订聘用协议。聘用期限不得超过项目执行期满后的6个月,聘用期间须按国家规定办理“五险一金”,临时聘用人员所产生的一切费用均从项目经费中支出。

第十五条 项目结题和登记:项目执行完成后,项目负责人应按照合同约定的结题形式,提供相应的证明材料,填写《广州体育学院横向科研项目结题登记表》报学校科技处登记结题。未征得委托方同意,项目不得无故延期结题,因延期结题或不结题导致违约的,由项目负责人承担违约责任。

第十六条 仪器设备管理:购置的仪器设备归学校所有的,办理固定资产手续后由项目组管理,共享使用。项目合同中有约定代购或委托组装、试制仪器设备的,其所有权按合同约定执行,不列入学校固定资产入账管理。

第五章 经费管理

第十七条 凡以学校名义申请或使用学校资质及研究过程中使用学校资源的横向科研项目,经费必须全部转入学校账户,进行统一管理。项目组不得将项目经费截留至校外。

第十八条 横向科研项目经费到位后,委托单位已有经费管理办法的,我校严格按其管理办法执行,没有明确规定的,按本办法进行管理。

第十九条 经费预算:项目合同已明确经费预算的,按合同约定执行并报科技处备案。项目合同未明确经费预算的,由项目组根据项目开展的需要,按研究经费和间接费用两大类合理安排经费预算,经项目负责人签字后提交财务处进行预算控制。其中间接费用(含接待费、管理费、绩效支出、资源补偿费等)预算不能超过本文件规定的上限,研究经费是指除间接费用以外的与项目研究直接相关的各类费用,包括但不限于科研业务费、材料费、设备费、测试化验加工费、劳务费、专家咨询费、信息资料费、会议费、差旅费等,研究经费项下的各项支出不设置比例限制。

第二十条 预算调整:横向科研项目合同中已明确经费预算、在执行过程中如果确实需要调整预算的,须提出书面申请,说明理由,征得委托方同意后,交科技处备案并提交给财务处进行预算控制调整。横向科研项目合同中无明确经费预算的,由项目负责人审批预算调整后提交给财务处进行预算控制调整。

第二十一条 经费入账:项目组凭据科技处给财务处开具的《关于横向科研项目入账的函》,到财务处办理经费入账手续。只有办理入账手续的经费才可以开支。入账时,学校按横向科研项目实际到位经费的3-5%提取管理费(0-50万元的部分按5%提取,其中,科技处3.5%,财务处1.5%;超过50万元的部分按3%提取,其中,科技处2%,财务处1%)。

第二十二条 经费开支:横向科研项目合同中已明确经费预算的,财务处按预算进行经费开支控制;合同中无经费预算的,财务处按项目负责人审批的经费预算进行预算控制。

(一)差旅费开支

横向科研项目差旅费开支由项目负责人审批,并按以下规定开支,不简单比照机关和公务员。

1、横向科研项目差旅费开支符合学校有关差旅费管理办法的,由项目负责人审批,参照其规定执行。

2、横向科研项目差旅费开支不符合学校有关差旅费管理办法,但确因横向科研项目研究需要开支的,按以下规定办理:

1)自驾车出差的,出差调研期间的加油费、路桥费和住宿费等凭据报销,发放伙食补助费,不发放市内交通费。因驾驶私家车出差发生的交通意外责任由个人自负,学校不予负责。

2)出差调研期间借住他人房屋,无住宿费开支的,由出差人书面说明事由,经项目负责人签字审批,凭据报销车船费等实际开支费用,发放伙食补助费和市内交通费。

3)委托在校学生利用假期返乡进行调研的,可以以报销学生往返路费的方式资助调研,在书面说明情况后据学生的往返车船票报销,不发放伙食补助费和市内交通费。委托校外单位科研人员调研的,经项目负责人书面说明情况后,可凭据报销相关路桥费、住宿费等实际费用,不发放伙食补助费和市内交通费。

(二)劳务费开支

根据项目研究需要,可向项目负责人、项目组成员及参与项目研究的其他人员发放劳务费。劳务费按照相关规定通过银行转账支付。

(三)专家咨询费开支

按照相关规定通过银行转账支付。报销需提供领款人领款金额、书面签名、身份证号、银行账号和联系电话等基本信息,由项目负责人审批。

(四)接待费(含餐费)支出

横向科研项目开支的接待费、餐费,按照学校有关规定,并按以下规定办理。

1、接待费、餐费支出总额不超过实际到账经费的10%

2、接待费、餐费报销凭证应该包括财务票据、接待清单和公务接待请示文件(由项目负责人审批),由经办人书面说明事由、接待人员名单、陪同人员名单等情况,经项目负责人签字后据发票报销。

(五)会务费开支

1、因项目需要举办的研讨会、评审会、咨询会等,其开支以会务费报销。

2、举办会议应由项目负责人申请、提供会务预算,经科技处审批后举办。

3、会务费用支出包括场地费、设备租赁费、会务用品费,专家费、劳务费等。

4、会务举办可委托其他机构或企业代办,也可由项目组举办。他人代办的会务费,据经科技处审批的会议申请,会议的到会人员签到表和会务费发票报销相关费用。项目组举办会议的,据科技处审批的会议申请,会议的到会人员签到表和相关费用发票报销。

(六)设备采购支出

按学校规定的审批办法和程序进行审批、采购和使用。

(七)协作费开支

1、协作费开支实行先审批,后使用的原则,须由科技处审批,审批单作为转账报销凭证附件。

2、申请转拨经费除提供委托协议或合同书以外,还须提供加盖收款单位公章的证明材料:收款单位是企业的,提供企业法人营业执照和税务登记证复印件;收款单位是事业单位或公益性组织的,提供组织机构代码证和税务登记证复印件。

(八)间接费用

在合同中已明确间接费预算的,学校按合同提取间接费。合同中无明确的间接费用预算,参照本款规定提取间接费。

1、间接费提取后,主要用于管理费、接待费(含餐费)、工作绩效和学校资源占用补偿费等。

2、间接费总额不超过到校经费的35%,其中,管理费3-5%,接待费(含餐费)不超过10%

(九)除有明确规定外,横向科研项目经费开支须使用公务卡或银行转账的,必须按规定使用。如遇特殊情况,根据合法、合规、合理和可溯源的原则,由项目负责人追加说明,经所在单位和学校科技处、财务处审批后可支付现金。

第二十三条 项目结余经费管理:结余经费留用的计算起始时间(自验收结论下达后次年的11日起计算)。

结余经费都可用于绩效奖励。结余经费2年后未使用完的:

1、如主管部门项目管理办法有规定收回的,原渠道返回。

2、如主管部门项目管理办法没有规定收回的,学校收回统筹使用。


第六章 附则

第二十四条 本办法如有与国家有关法律法规和上级部门的规定不一致的,以国家有关法律法规和上级部门的规定为准。

第二十五条 本办法自颁布之日起试行。学校之前颁布的有关横向科研项目与经费管理的相关规定,凡与本办法不一致的,以本办法为准。

第二十六条  本办法由科技处和财务处负责解释。